Här behandlas hur en kongress bör arrangeras.

En grundsyn är att deltagande i en kongress inte ska vara avhängigt av ekonomin. Om organisationen inte har råd att betala alltihop bör ombuden ha s..k. reseutjämning. Det betyder att samtliga resor (enligt billigast lämpliga resesätt) slås samman och sedan delas totalkostnaden jämnt mellan ombuden.

Kongressen bör vara öppen för medlemmar utöver ombuden. Dessa medlemmar betalar själva hela sin kongressvistelse. Om dessa medlemmar ska ha rätt att yttra sig avgörs i allmänhet av kongressen i dess inledning.

Vanligt är att organisationen betalar för de funktionärer som är skyldiga eller önskvärda att de närvarar samt kanske för någon gäst.